Congressos, seminaris, fòrums i fires
Barcelona acull cada any congressos i fires als recintes de Fira de Barcelona (Gran Via, a l'Hospitalet de Llobregat, i Montjuïc), al Centre de Convencions Internacional de Barcelona, a la zona del Fòrum, i en hotels amb sales de congressos. Durant aquests dies el trànsit i la demanda de taxis augmenten molt, i per això convé tenir el transport dels convidats reservat amb antelació.
Els serveis més habituals són els trasllats des de l'aeroport de Barcelona-El Prat fins a l'hotel, els desplaçaments entre l'hotel i el recinte al matí i al vespre, els sopars o actes fora del programa i el retorn a l'aeroport. També organitzem el transport de seminaris i fòrums d'empresa en hotels o masies fora de Barcelona.
Com funciona
- Briefing
Ens envieu dates, recintes, nombre de convidats i programa previst.
- Pressupost a mida
Us proposem vehicles, horaris i preu per a tots els serveis de l'esdeveniment.
- Llista final
Ens confirmeu vols, hotels i noms, i planifiquem cada recollida.
- Execució
Els xofers fan els serveis segons el programa i atenem els canvis que ens comuniqueu.
Com coordinem l'arribada dels convidats
La clau d'un bon transport per a esdeveniments és la llista de convidats. A partir de les dades de vols i horaris, agrupem les persones que arriben a la mateixa terminal en un interval de temps semblant i decidim quins vehicles calen. Així evitem cotxes mig buits i esperes innecessàries, i cada convidat troba un xofer amb un cartell amb el seu nom.
Durant l'esdeveniment, coordinem els horaris de recollida amb el programa: sortides des dels hotels abans de la sessió inaugural, recollides al final de la jornada i trasllats a sopars. Els canvis d'última hora són habituals en un congrés, i per això és important tenir un contacte vostre que ens pugui confirmar les modificacions ràpidament.
- Llista de convidats amb nom i telèfon mòbil
- Vols, terminals i hores d'arribada i sortida
- Hotel de cada convidat
- Programa amb horaris i adreces dels actes
- Convidats o ponents que necessiten un vehicle individual
Vehicles per a grups, ponents i convidats VIP
Per als grups, la Top-Van és un monovolum per a fins a 8 passatgers, indicat per a trasllats entre l'hotel i el recinte o per portar una delegació a l'aeroport. Quan el grup és més gran, combinem diverses Top-Van i berlines perquè tothom arribi a l'hora, i planifiquem les sortides en tandes si cal.
Per a ponents, autoritats o convidats VIP, recomanem un vehicle individual de la categoria Top (Mercedes Classe S de batalla llarga) o Business (Mercedes Classe E o Audi A6). Els xofers van amb vestit i corbata, són discrets i parlen més d'un idioma, cosa important quan els convidats venen de diversos països.
Pressupost a mida i facturació de l'esdeveniment
Cada esdeveniment és diferent, i per això el preu es calcula amb un pressupost a mida a partir del nombre de convidats, els dies, els trajectes i els vehicles necessaris. Un cop aprovat, el preu queda tancat per als serveis acordats, sense taxímetre. Com abans ens envieu la informació, més fàcil és reservar la flota adequada per a les dates de l'esdeveniment.
La facturació es pot fer per esdeveniment, per departament, per centre de cost o amb la referència que ens indiqueu, per exemple el nom del congrés o el número de projecte. Això és útil per a agències i organitzadors que han de repercutir el cost del transport al seu client final. Si ho preferiu, també podem separar en factures diferents els serveis de cada dia de l'esdeveniment.
Vehicles disponibles
Preguntes freqüents
Feu pressupostos a mida per a congressos i esdeveniments?
Sí. Autolux prepara un pressupost a mida per a cada congrés o esdeveniment segons els convidats, els dies, els trajectes i els vehicles. Escriviu a reservas@autolux.cat amb les dates i el programa.
Podeu transportar grups de més de 8 persones?
Sí. Per a grups de més de 8 persones, Autolux combina diverses Top-Van i berlines perquè tot el grup es desplaci a l'hora prevista. Indiqueu el nombre total de persones i els horaris per planificar-ho.
Feu trasllats a Fira de Barcelona Gran Via?
Sí. Autolux fa trasllats a Fira de Barcelona Gran Via, a Montjuïc i al Centre de Convencions Internacional de Barcelona, des de l'aeroport, l'hotel o qualsevol adreça. Reserveu amb antelació, perquè durant les fires la demanda és molt alta.
Podeu posar un cotxe individual per a un ponent?
Sí. Per a ponents i convidats VIP recomanem un vehicle individual de la categoria Top o Business, amb xofer amb vestit i corbata. El xofer l'espera amb un cartell amb el seu nom.
Què passa si canvia la llista de convidats?
Els canvis a la llista de convidats es poden comunicar en qualsevol moment, i us confirmarem si es poden atendre segons la disponibilitat. Com més aviat ens aviseu, més fàcil és reorganitzar els vehicles.
Es pot facturar el transport per esdeveniment?
Sí. Autolux pot facturar el transport per esdeveniment, per departament, per centre de cost o amb la referència que indiqueu. És pràctic per a agències que repercuteixen el cost al client final.
