Congresos, seminarios, foros y ferias
Barcelona acoge cada año congresos y ferias en los recintos de Fira de Barcelona (Gran Via, en L'Hospitalet de Llobregat, y Montjuïc), en el Centre de Convencions Internacional de Barcelona, en la zona del Fòrum, y en hoteles con salas de congresos. Durante esos días el tráfico y la demanda de taxis aumentan mucho, por lo que conviene tener el transporte de los invitados reservado con antelación.
Los servicios más habituales son los traslados desde el aeropuerto de Barcelona-El Prat hasta el hotel, los desplazamientos entre el hotel y el recinto por la mañana y por la tarde, las cenas o actos fuera del programa y el regreso al aeropuerto. También organizamos el transporte de seminarios y foros de empresa en hoteles o masías fuera de Barcelona.
Cómo funciona
- Briefing
Nos envía fechas, recintos, número de invitados y programa previsto.
- Presupuesto a medida
Le proponemos vehículos, horarios y precio para todos los servicios del evento.
- Lista final
Nos confirma vuelos, hoteles y nombres, y planificamos cada recogida.
- Ejecución
Los chóferes realizan los servicios según el programa y atendemos los cambios que nos comunique.
Cómo coordinamos la llegada de los invitados
La clave de un buen transporte para eventos es la lista de invitados. A partir de los datos de vuelos y horarios, agrupamos a las personas que llegan a la misma terminal en un intervalo de tiempo similar y decidimos qué vehículos hacen falta. Así evitamos coches medio vacíos y esperas innecesarias, y cada invitado encuentra un chófer con un cartel con su nombre.
Durante el evento, coordinamos los horarios de recogida con el programa: salidas desde los hoteles antes de la sesión inaugural, recogidas al final de la jornada y traslados a cenas. Los cambios de última hora son habituales en un congreso, por eso es importante contar con un contacto suyo que pueda confirmarnos las modificaciones rápidamente.
- Lista de invitados con nombre y teléfono móvil
- Vuelos, terminales y horas de llegada y salida
- Hotel de cada invitado
- Programa con horarios y direcciones de los actos
- Invitados o ponentes que necesitan un vehículo individual
Vehículos para grupos, ponentes e invitados VIP
Para los grupos, la Top-Van es un monovolumen para hasta 8 pasajeros, indicado para traslados entre el hotel y el recinto o para llevar a una delegación al aeropuerto. Cuando el grupo es más grande, combinamos varias Top-Van y berlinas para que todos lleguen a la hora, y planificamos las salidas por turnos si es necesario.
Para ponentes, autoridades o invitados VIP, recomendamos un vehículo individual de la categoría Top (Mercedes Clase S de batalla larga) o Business (Mercedes Clase E o Audi A6). Los chóferes visten traje y corbata, son discretos y hablan más de un idioma, algo importante cuando los invitados vienen de distintos países.
Presupuesto a medida y facturación del evento
Cada evento es diferente, por eso el precio se calcula con un presupuesto a medida a partir del número de invitados, los días, los trayectos y los vehículos necesarios. Una vez aprobado, el precio queda cerrado para los servicios acordados, sin taxímetro. Cuanto antes nos envíe la información, más fácil es reservar la flota adecuada para las fechas del evento.
La facturación puede hacerse por evento, por departamento, por centro de coste o con la referencia que nos indique, por ejemplo el nombre del congreso o el número de proyecto. Esto resulta útil para agencias y organizadores que deben repercutir el coste del transporte a su cliente final. Si lo prefiere, también podemos separar en facturas distintas los servicios de cada día del evento.
Vehículos disponibles
Preguntas frecuentes
¿Hacen presupuestos a medida para congresos y eventos?
Sí. Autolux prepara un presupuesto a medida para cada congreso o evento según los invitados, los días, los trayectos y los vehículos. Escriba a reservas@autolux.cat con las fechas y el programa.
¿Pueden transportar grupos de más de 8 personas?
Sí. Para grupos de más de 8 personas, Autolux combina varias Top-Van y berlinas para que todo el grupo se desplace a la hora prevista. Indique el número total de personas y los horarios para planificarlo.
¿Hacen traslados a Fira de Barcelona Gran Via?
Sí. Autolux realiza traslados a Fira de Barcelona Gran Via, a Montjuïc y al Centre de Convencions Internacional de Barcelona, desde el aeropuerto, el hotel o cualquier dirección. Reserve con antelación, porque durante las ferias la demanda es muy alta.
¿Pueden poner un coche individual para un ponente?
Sí. Para ponentes e invitados VIP recomendamos un vehículo individual de la categoría Top o Business, con chófer con traje y corbata. El chófer le espera con un cartel con su nombre.
¿Qué ocurre si cambia la lista de invitados?
Los cambios en la lista de invitados pueden comunicarse en cualquier momento, y le confirmaremos si pueden atenderse según la disponibilidad. Cuanto antes nos avise, más fácil es reorganizar los vehículos.
¿Se puede facturar el transporte por evento?
Sí. Autolux puede facturar el transporte por evento, por departamento, por centro de coste o con la referencia que indique. Es práctico para agencias que repercuten el coste al cliente final.
